20%. C’est le pourcentage de diminution du taux de présentiel des collaborateurs sur leur lieu de travail ces dernières années. Un phénomène qui s’est accéléré avec la crise sanitaire et qui apporte de nouvelles interrogations : comment optimiser les espaces vides ? Quels sont les nouveaux besoins des collaborateurs ? Comment s’y adapter ? Soucieuses d’un aménagement plus flexible des lieux de travail, les entreprises s’intéressent maintenant au flex office.

Le flex office (“bureau flexible” en français) est un schéma organisationnel où les collaborateurs n’ont pas de poste de travail attitré : de nombreux bureaux et espaces sont alors mis à leur disposition afin d’optimiser l’occupation et la rentabilité des lieux. Ce schéma impose un nouvel aménagement avec plus d’espaces partagés, de réunions, ou encore d’isolement pour le respect de tous les collaborateurs. Pour cela, anticiper les jours de présentiel et bien réserver les salles ou postes de travail en amont sont indispensables…

Transition : du bureau traditionnel vers le Flex office

Les bureaux traditionnels respectent un aménagement des lieux conventionnel : chaque collaborateur dispose de son propre poste de travail, qu’il soit dans des bureaux privés, des espaces de collaboration, ou pour la majorité d’entre eux, dans un espace de coworking.

Cependant cet aménagement connait des limites : le management vertical où le patron convoque ses employés dans son bureau ne trouve plus vraiment sa place auprès des employés. Mais surtout, les bureaux inoccupés représentent un coût. Ainsi, un poste de travail coûte en moyenne entre 12 000 et 14 000 euros par employé, par an.

En partant de ces constats simples, les entreprises réfléchissent à de nouveaux aménagements de leurs bureaux. Et aujourd’hui plus que jamais, dans un souci du bien-être des collaborateurs, ils considèrent leurs nouveaux besoins : une étude conduite par JLL en 2020 a démontré que 85% des employés souhaitaient continuer à travailler 2 à 3 jours en télétravail après la pandémie du covid-19.

Pour s’adapter à ces nouvelles envies de flexibilité, les entreprises envisagent aujourd’hui :

• De retravailler les espaces de travail pour offrir un environnement neutre et plus flexible, où les collaborateurs ont la liberté de choisir leur poste et leur équipement.
• D’instaurer un rythme qui convient aux collaborateurs, en adoptant un rythme hybride télétravail / sur site ou en aménageant les horaires de présence.
• D’aborder un management en adéquation avec le flex office basé sur la confiance, la flexibilité et relié à des outils digitaux,
• De proposer des services innovants qui seront source de motivation pour les collaborateurs lorsqu’ils sont sur place (restaurant, conciergerie, évènements…).

Avantages VS inconvénients du Flex office : que considérer ?

Le flex office tente de plus en plus d’entreprises, portées par les possibles réductions de coûts : les postes de travail en bureaux ne sont pas utilisés en même temps pour différentes raisons telles que le télétravail, les congés, les arrêts maladie, les congés maternité ou paternité, etc. En disposant d’un nombre de postes de travail moins important que le nombre de collaborateurs total, le flex office permet ainsi de diminuer les coûts et d’optimiser l’usage des espaces.

Du côté des collaborateurs aussi, le flex office est avantageux. Ce nouvel aménagement casse leur routine : ils peuvent s’installer à un nouveau bureau chaque jour, profiter d’un confort différent selon son humeur (table, bureau, canapé, espace collaboratif ou isolé) et côtoyer des collègues différents chaque jour. Cette mixité permet de ne pas s’ennuyer mais aussi de créer plus de lien social ! Tous ces avantages entrainent une meilleure qualité de vie au travail (QVT), et l’on sait que celle-ci a un impact direct sur l’amélioration de la productivité au travail. D’ailleurs, une étude de bloom at work a prouvé que des employés épanouis sont en moyenne 86% plus créatifs.

Enfin, profiter du flex office permet de travailler dans un endroit plus propre. Pas étonnant quand on sait que les bureaux sont rangés tous les soirs : pas d’effets personnels qui traînent et donc pas de poussière sur les bibelots et dossiers au format papier.

Cependant, le flex office demande aussi un bon niveau d’adaptation de la part des collaborateurs : fini la photo de famille posée dans un petit coin du bureau et les cacahuètes rangées dans le 2^ème tiroir … Travailler en flex office peut être difficile pour un collaborateur qui aime se retrouver dans son petit cocon : le bureau impersonnel n’y laisse pas sa place. Au-delà de ce simple fait, le risque de mal s’organiser et de se retrouver au travail sans poste vacant ou loin de son équipe peuvent démotiver les collaborateurs.

Et si le flex office est synonyme de nouvelles rencontres, il peut aussi facilement déconcentrer les plus curieux. Changer de poste chaque jour est un challenge qui n’est pas toujours évident à relever : installation, branchement, rangement et discussions avec de nouveaux collègues…

Ce dernier aspect engendre deux problématiques :

• Une intégration plus difficile : ayant plus de liberté, les nouveaux collaborateurs sont jetés dans le grand bain et doivent bénéficier d’un accompagnement spécifique (buddy et parrainage par exemple) ou prendre de nombreuses initiatives pour s’intégrer. Ainsi, réserver une table à côté de collègues qui ne font pas parti de la même équipe est difficile, mais important pour une intégration réussie.
• Une difficulté à garder le contact entre collaborateurs : si un suivi RH et une solution digitale ne sont pas mis en place, rien ne les aide à garder une cohésion d’équipe, risquant même de les éloigner de la vie quotidienne de leur équipe.

Flex office personnalisé : un support digital pour optimiser ce mode de travail

Les entreprises le savent : le Flex office est une solution de travail permettant d’optimiser la gestion des espaces en prenant compte de la réalité hybride des modes de travail. Les inconvénients de cette organisation peuvent toutefois vite paraître insurmontables si la gestion et le management ne sont pas adaptés.

Offrir plus de flexibilité et de liberté aux collaborateurs tout en restant efficace est possible, à condition de leur fournir les outils adéquats. Ainsi, mettre en place une plateforme digitale permettra aux équipes d’organiser leur placement en temps réel et ainsi éviter tout malentendu ou désaccord.

Dans un contexte où les collaborateurs sont de moins en moins présents sur site, le flex office vient répondre à leurs nouveaux besoins et à ceux des entreprises en proposant un aménagement flexible qui permet l’optimisation des coûts et des espaces.